В соответствии с действующим законодательством, государственные органы Российской Федерации должны проводить тендерные конкурсы для определения поставщика товаров или услуг для своих собственных нужд.
Проведение тендерных торгов регулируется Федеральным законом № 94, который претерпел уже несколько изменений. В данном законе описывается пакет документов, который необходим для участия в тендере.
Принять участие в тендерных конкурсах может практически любое российское или иностранное предприятия. Исключение могут составлять закрытые конкурсы, которые организуются для проведения работ, связанных с государственной тайной.
Для участия в тендере компания должна предоставить пакет документов, который должен быть описан в извещении к тендеру. Как правило, документы для участия в тендере должны включать в себя, прежде всего, уставные документы компании, а также бухгалтерскую отчетность за прошедшие полгода. Все уставные документы, которые предоставляются для участия в тендере, должны быть нотариально заверены.
При оформлении заявки на участие в тендере, руководитель предприятия должен подписать заявление, в котором говорится о том, что он согласен принять условия приложенного государственного контракта, и по отношении к его предприятию не производится процедура банкротства, а все налоговые платежи и сборы были выплачены в срок.
Действующее законодательство позволяет заказчикам взимать некоторую сумму на обеспечение заявки в тендерном конкурсе. Участник конкурса должен осуществить денежный перевод на указанную сумму и представить соответствующий документ для участия в тендере.
В случае если цена государственного контракта превышает определенную сумму, то организация должна предоставить письмо о том, что руководство компании не возражает о совершении крупной сделки предприятием.
В соответствии с действующим законодательством, заказчик имеет право потребовать от потенциального исполнителя лицензии и прочие разрешительные документы, которые могут быть связаны со спецификой проведения работ, например, в случае, если тендер подразумевает работу с персональными данными физических лиц, предприятие должно предоставить лицензии, полученные в ФСБ.
Для подтверждения качества услуг, которые будут предоставлены государственным органом, в документах для участия в тендере могут также содержаться копии дипломов и сертификатов специалистов, работающих в соответствующей компании. Копии дипломов и сертификатов могут быть заверены печатью и подписью руководителя компании. Все документы для участия в тендере должны быть прошнурованы и опечатаны, в заявке должна содержаться опись документов, а сама заявка должна быть помещена в запечатанный конверт и предоставлена конкурсной комиссии.